SupportFlowAI

Kapitel 1 — Einführung

Was ist SupportFlowAI? Die Anwendung, die aus Ihrem bestehenden Support-E-Mail-Archiv automatisch Antwortentwürfe für neue Kundenanfragen erstellt — per RAG mit einem lokalen Ollama-Modell, ganz ohne Cloud-Pflicht.

Das Problem

Wissen verteilt über tausende alte Mails

Screenshot: Import-Seite mit Mail-Konto und Importstatistik

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1 Mail-Konto per Datei-Import angelegt

2 Mails werden zu Frage/Antwort-Paaren verarbeitet

3 Import jederzeit manuell anstoßbar

Ihr Postfach kennt die Antwort längst.

Tausende frühere Support-Mails stecken voller guter Antworten — doch bei jeder neuen Anfrage sucht jemand von Hand danach oder tippt die Antwort erneut.

Das kostet Zeit, die in neue, wirklich schwierige Fälle besser investiert wäre.

Die Lösung

RAG-Abgleich mit lokalem Sprachmodell

Screenshot: Review-Detailansicht mit Original-Anfrage, Entwurf und Quellen

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1 Original-Anfrage des Kunden

2 Automatisch erstellter Entwurf

3 Ähnlichste Fälle im Archiv

Kein Modell-Training, kein Prompt-Engineering nötig.

SupportFlowAI gleicht jede neue Anfrage per lokalem Ollama-Embedding mit allen bisherigen Fällen ab (Cosine-Similarity) und formuliert bei ausreichender Konfidenz automatisch einen Antwortentwurf.

Bei niedriger Konfidenz gibt es bewusst keine frei erfundene Antwort, sondern eine neutrale Zwischenantwort.

Workflow

Vom Konto bis zur versendeten Antwort

Screenshot: Dashboard mit Konto-Status, LLM-Status und System-Health

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1 Warteschlange auf einen Blick

2 Offene Reviews sichtbar

3 Fehlerquote & Worker-Status

Vier Schritte, einmal eingerichtet.

Konto einrichten, Bereinigungsmuster pflegen und testimportieren, Entwürfe prüfen und freigeben — und sobald Sie dem Korpus vertrauen, optional vollautomatisch antworten lassen.

Jede versendete Antwort fließt automatisch als neuer Fall zurück ins Archiv.

100% lokal

Keine Cloud-Pflicht

Screenshot: KI-Anbindungsseite mit lokaler Ollama-Adresse und Fallback-Reihenfolge

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1 Fallback-Liste: Cloud optional ergänzbar

2 Embeddings immer lokal über Ollama

3 Lokale Adresse: localhost:11434

Ihre Kundendaten verlassen nur, wenn Sie es ausdrücklich erlauben.

Embeddings und Antwortgenerierung laufen standardmäßig vollständig über ein lokal installiertes Ollama — auf Ihrer eigenen Hardware, ohne Pflicht zu einem Cloud-Dienst.

Ein Cloud-LLM lässt sich unter „KI-Anbindung“ optional als bewusst begrenzter Fallback zuschalten, nie als Voraussetzung.

Governance

Rollen, PII-Schutz und Audit-Log

Screenshot: Nutzerverwaltung mit vier Rollen

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1 SystemAdministrator — Vollzugriff

2 AccountManager — Konten & Kuration

3 Auditor — nur lesend

Kontrolle statt Blackbox.

SystemAdministrator, AccountManager, Reviewer und Auditor regeln präzise, wer Konten verwaltet, Entwürfe freigibt oder Vollautomatik aktiviert. E-Mail, Telefon und IBAN werden in der Wissensbasis automatisch maskiert.

Jede sicherheitsrelevante Aktion landet unveränderlich im Audit-Log.

Fazit

Ihr Archiv arbeitet für Sie — lokal und nachvollziehbar

Im nächsten Kapitel richten wir SupportFlowAI von Grund auf ein — von Ollama über .NET 10 bis zum ersten Admin-Account.

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