Vom leeren System
zum ersten Entwurf

1. Ersteinrichtung (/Setup)

Beim ersten Aufruf leitet die App automatisch auf /Setup um, solange noch kein Nutzer existiert. Dort werden festgelegt:

• Benutzername, E-Mail-Adresse, Passwort (mind. 8 Zeichen) für den ersten Administrator-Account (Rolle SystemAdministrator)
• Hardware-Modus: CPU oder GPU — bestimmt, welche Ollama-Modelle SupportFlowAI verwendet. Wird sofort wirksam, ohne Neustart der Anwendung.

Nach dem Absenden ist die Ersteinrichtung abgeschlossen und /Setup nicht mehr erreichbar (leitet stattdessen auf /Login um).

2. Anmelden & Sprache

Mit den eben angelegten Zugangsdaten unter /Login anmelden. Oben rechts im Header befindet sich ein Sprachumschalter (DE/EN) — die gewählte Sprache wird pro Nutzer gespeichert und bleibt auch nach einem erneuten Login erhalten.

3. Erstes E-Mail-Konto einrichten

Unter /Admin/MailAccounts → „Neues Konto“. Wichtig: Ein neu angelegtes Konto wird IMMER inaktiv gespeichert, egal was im Formular angehakt ist — es passiert also nichts automatisch im Hintergrund, bis es bewusst aktiviert wird.

Zwei Konto-Typen stehen zur Auswahl:

• Datei-Import (EML/MBOX-Verzeichnis): für ein bestehendes Mail-Archiv ohne Live-Postfach — einfach das Verzeichnis angeben, wird rekursiv durchsucht.
• IMAP (Live-Konto): Host, Port, Zugangsdaten eingeben. SMTP-Host/-Port nur nötig, wenn das Konto später auch aktiv Antworten versenden soll. Das Feld „Ordner“ kann leer bleiben — die eigentliche Auswahl erfolgt im nächsten Schritt komfortabler.

4. Ordner auswählen (nur bei IMAP-Konten)

In der Kontoübersicht auf das Ordner-Symbol („Ordner & Import“) klicken. Button „Ordner laden“ verbindet sich live mit dem Postfach und zeigt die tatsächliche Ordnerstruktur als Checkboxen an.

5. Test-Import durchführen (Training)

Auf derselben Seite den Button „Jetzt importieren“ klicken — stößt sofort den kompletten Trainings-Durchlauf für dieses Konto an: E-Mails abrufen → Frage/Antwort-Paare extrahieren → PII maskieren → Embeddings berechnen. Am Ende zeigt die Seite die Ergebniszahlen an. Löst ausdrücklich keine Live-Antworten aus.

6. Konto aktivieren

Erst wenn Ordnerauswahl und Test-Import zufriedenstellend waren: in der Kontoübersicht auf den Status-Button „Inaktiv“ klicken → wechselt zu „Aktiv“. Ab jetzt übernimmt der automatische Hintergrunddienst den laufenden Abgleich von selbst.

7. Automatischen Hintergrundabgleich konfigurieren (optional)

Unter /Admin/MailSync lässt sich der automatische Abgleich komplett ausschalten (dann läuft ausschließlich der manuelle Import je Konto) sowie das Intervall frei einstellen — Änderungen wirken sofort, ohne Neustart.

8. Live-Betrieb aktivieren (optional)

Nur relevant, wenn das Konto auch aktiv auf neue Kundenanfragen reagieren soll. Im Bearbeiten-Formular: „Live-Betrieb aktivieren“ ankreuzen, Betriebsmodus wählen:

• Entwurfsmodus — generierte Antworten landen in der Review-Queue, ein Mensch prüft und gibt frei (empfohlener Einstieg).
• Vollautomatik — Antworten ab konfigurierter Konfidenzschwelle werden ohne menschliche Prüfung versendet. Nur SystemAdministrator, zusätzlich mit Checkbox-Bestätigung und erneuter Passworteingabe.